1. Définition
La méthode ALARM est une technique de recherche appronfondie, exhaustive et efficace, des facteurs contributifs d'une défaillance ayant conduit à la survenue d’un événement indésirable grave (EIG), presque accident ou événement porteur de risque (EPR).
2. Objectifs
- Identifier les différents niveaux de facteurs de défaillance :
- Facteurs individuels :
- Facteurs liés au patient
- Facteurs liés à l'individu
- Facteurs systémiques :
- Facteurs liés aux tâche à accomplir
- Facteurs liés à l'équipe
- Facteurs liés à l'environnement de travail
- Facteurs liés à l'organisation et au management
- Facteurs liés au contexte institutionnel
3. Mise en oeuvre de la méthode ALARM
3.1 Facteurs liés au patient
- Antécédents :
- Les antécédents médicaux du patient ont-ils influencé le cours de l’événement ?
- État de santé (pathologies, co-morbidités) :
- Est-ce que l’âge du patient, la gravité de son état ou la complexité de son cas ont pu contribuer à a survenue de cet événement ?
- Quel était le pronostic vital ou fonctionnel du patient au moment de l’acte ?
- Traitements :
- Le patient présentait-il un risque connu ayant influencé l’événement (ex : un traitement particulier) ?
- Personnalité, facteurs sociaux ou familiaux :
- Le patient avait-il des problèmes d’expression ? une communication difficile ?
- La langue parlée et comprise par le patient était-elle une difficulté lors de la prise en charge ?
- Des facteurs sociaux ont-ils participé à la survenue de l’événement ?
- Est-ce que le patient/son entourage était utile et coopératif ?
- Relations conflictuelles :
- Quelle était la relation du patient avec les soignants et les soins ?
- Quelle était l’implication du patient dans la prise en charge thérapeutique (indifférent, opposant, etc.) ?
3.2 Facteurs liés aux tâches à accomplir
- Protocoles (indisponibles, non adaptés ou non utilisés) :
- Existe-t-il des protocoles en rapport avec les actes ou le processus en cause dans l’événement ?
- Si les protocoles existent, sont-ils connus, disponibles et utilisés ? Les protocoles sont-ils toujours d’actualité ?
- Résultats d’examens complémentaires (non disponibles ou non pertinents) :
- Les examens complémentaires ont-ils été réalisés et les résultats disponibles en temps utile ?
- Existe-il un accord (consensus) concernant l’interprétation des résultats d’examens ?
- Aides à la décision (équipements spécifiques, algorithmes décisionnels, logiciels, recommandations) :
- Les moyens nécessaires à une prise de décision existent-ils ?
- Sont-ils disponibles ?
- Ont-ils été utilisés ?
- Définition des tâches :
- Les tâches concernées étaient-elles bien définies ?
- La définition des tâches prend-t-elle en compte les compétences des différentes professions ?
- La définition des tâches est-elle connue, partagée, respectée dans l’équipe ?
- Existe-t-il une incompréhension de la part du personnel sur les tâches à effectuer ?
- Programmation, planification :
- Les tâches concernées étaient-elles planifiées ?
- L’intervention était-elle programmée ?
- Le programme a-t-il été respecté, modifié ?
- La personne appropriée a-t-elle été consultée quand cela était nécessaire pour le déroulement des soins ?
3.3 Facteur lié à l’individu
- Qualifications, compétences :
- Pensez-vous que vous aviez suffisamment de connaissances et d’expérience pour prendre en charge ce problème, cette complication ?
- Aviez-vous déjà réalisé ce geste, cette procédure ?
- Facteurs de stress physique ou psychologique :
- Vous sentiez-vous fatigué, affamé ou malade ?
- Etiez-vous stressé ?
3.4 Facteurs liés à l’équipe
- Communication entre professionnels :
- La communication entre vous-même et les autres membres de l’équipe est-elle effective ?
- La communication est-elle précise, complète et non ambiguë ?
- utilise-t-elle un vocabulaire standard (commun) et pas de jargon ?
- Est-il possible d’exprimer des désaccords ou des préoccupations au sein de l’équipe ?
- Existe-t-il un temps ou un espace pour cela ?
- La collaboration et l’ambiance sont-elles satisfaisantes ?
- Comment qualifieriez-vous la qualité relationnelle dans l’équipe de travail (ambiance, existence de conflits…) ?
- Est-ce que la communication entre votre service (département ou pôle) et les autres services (départements ou pôles) est effective ?
- Communication vers le patient et son entourage :
- L’équipe a-t-elle eu (passé) suffisamment de temps avec le patient pour lui expliquer les procédures et les conséquences possibles ou complications ?
- Y a-t-il eu des difficultés linguistiques, culturelles ou des incompréhensions entre l’équipe et le patient et son entourage ?
- Quelles-sont les habitudes du service en termes d’information du patient et de son entourage ?
- Informations écrites :
- Les dossiers des patients (supports d’informations) sont-ils accessibles, lisibles, identifiés, et complets ?
- Les dossiers des patients (supports d’informations) mettent-ils suffisamment en évidence les facteurs de risques ?
- Quel est le niveau de partage des informations écrites dans l’équipe (nombre de supports, confidentialité…) ?
- Transmissions et alertes :
- Comment sont rapportées et partagées les informations cruciales pour la prise en charge du patient entre professionnels ?
- Les informations sur l’évaluation des patients sont-elles partagées et utilisées par les membres de l’équipe de soins en temps utile
- Répartition des tâches :
- Comment s’organise le travail entre les membres de l’équipe ?
- L’équipe est-elle d’accord sur la répartition des tâches ?
- A-t-il été défini qui prend en charge le patient ou réalise un acte particulier ?
- Encadrement, supervision :
- Avez-vous eu un encadrement (supervision) ou un soutien suffisant ?
- un conseil ou l’aide d’un autre membre de l’équipe étaient-ils disponibles tout le temps ?
- La communication entre le management/supervision et l’équipe de soins est-elle adéquate ?
- Les coordonnées des spécialistes à appeler en cas d’urgence vitale sont-elles disponibles dans le secteur d’activité ?
- Demandes de soutien ou comportements face aux incidents :
- Quels soutiens sont disponibles en cas de problèmes ?
- Avez-vous eu un soutien suffisant ?
- Existe-t-il un soutien effectif dans l’équipe ?
3.5 Facteurs liés à l’environnement de travail
- Administration :
- Est-ce que les règlements et les procédures administratifs sont communiqués de façon adéquate ?
- Locaux (fonctionnalité, maintenance, hygiène...)
- Votre pratique a-t-elle été affectée par l’environnement de travail (chaleur, bruit...) ?
- Les locaux sont-ils adaptés au type de prise en charge ?
- Déplacements, transferts de patients entre unités ou sites :
- Les modalités de déplacement du patient ont-elles participé à la survenue de l’événement ?
- Des circuits et des modes de transport spécifiques ont-ils été définis pour les différents types de prise en charge (hospitalisation complète programmée, chirurgie ambulatoire, urgences immédiates, urgences différées) ?
- Fournitures ou équipements (non disponibles, inadaptés ou défectueux) :
- Avez-vous disposé des fournitures ou des matériels médicaux nécessaires ?
- Les équipements que vous avez utilisé ont-ils fonctionné de façon adéquate et efficacement ?
- Y avait-il une information suffisante et fiable concernant tous les équipements ?
- Comment a été assurée la formation des professionnels à l’utilisation de ce matériel ?
- L’établissement dispose-t-il d’un programme de maintenance ?
- Comment est assuré le dépannage d’urgence des équipements en panne, notamment concernant les dispositifs biomédicaux critiques (équipement de secours, solution dégradée ou dépannage d’urgence) ?
- Cette procédure est-elle connue des professionnels ?
- Informatique (disponibilité, fonctionnement, maintenance) :
- Le système d’information est-il adapté aux orientations stratégiques de l’établissement, du service ?
- Le système d’information facilite-t-il l’accès en temps utile à des informations valides ?
- Le système d’information aide-t-il les professionnels dans leur processus de décision ?
- Existe-t-il des difficultés de fonctionnement du système d’information ?
- Existe-t-il plusieurs systèmes d’information ?
- Le système d’information du bloc opératoire est-il intégré au système d’information hospitalier ?
- Effectifs (adaptés en nombre ou en compétences) :
- La composition de l’équipe était-elle appropriée ?
- Des règles de présence ainsi qu’un système de gardes et astreintes sont-ils définis afin d’assurer la permanence des soins 24h/24 ?
- Si oui, ces informations sont-elles connues des professionnels ?
- Charge de travail, temps de travail :
- Avez-vous eu une augmentation de la charge de travail non prévue ou soudaine ?
- Avez-vous dû faire face à (ou hiérarchiser) plus d’un cas en même temps ?
- Deviez-vous passer du temps à des activités non cliniques ?
- Retards, délais :
- Y a-t-il eu des retards dans la mise en œuvre des procédures de soins ?
3.6 Facteurs liés à l’organisation et au management
- Structure hiérarchique (organigramme, niveaux décisionnels) :
- Comment la structure hiérarchique ou des niveaux décisionnels trop nombreux ont-ils influencé négativement le cours de l’événement ?
- Les circuits de décision et de délégation sont-ils définis, diffusés et connus des professionnels ?
- Gestion des ressources humaines, intérim, remplaçant :
- Les compétences nécessaires à une fonction ou à un service sont-elles identifiées ?
- Existe-t-il une organisation afin d’intégrer tout nouvel arrivant dans l’établissement (information sur l’établissement et le secteur d’activité, lui permettant l’exercice de sa fonction) ?
- Pensez-vous que votre période d’adaptation à l’hôpital/spécialité/service vous a préparé à cette situation ?
Avez-vous du collaborer avec un nouveau médecin ou personnel de soins (intérim) avec qui vous n’aviez jamais travaillé ?
- Politique de formation continue :
- Existe-t-il un plan de formation continue établi en accord avec les besoins des services ?
- Gestion de la sous-traitance
- Comment la fonction sous-traitée est-elle intégrée dans le fonctionnement du service et de l’équipe ?
- Politique d’achat :
- Existe-t-il une politique d’achat ou d’approvisionnement prenant en compte les besoins des services, des utilisateurs et des patients ?
- Comment sont assurés les approvisionnements en situation normale, en urgence, les jours fériés, les week-ends ?
- Management de la qualité, sécurité, hygiène et environnement :
- Comment qualifieriez-vous la culture sécurité de l’établissement ?
- Existe-t-il une politique d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins diffusée dans l’établissement et connue des professionnels ?
- L’établissement évalue-t-il et hiérarchise-t-il les risques dans les secteurs d’activité ?
- Existe-t-il des plans d’actions d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins mis en œuvre dans le secteur d’activité ?
- Existe-t-il une gestion documentaire dans l’établissement ?
- Si oui, la gestion documentaire définit-elle les modalités de rédaction, de diffusion et de révision des documents ?
- Les situations mettant en jeu la sécurité des biens et des personnes sont-elles identifiées ?
- Existe-t-il un document unique établi sur les conditions de travail des personnels ?
- Si oui, un plan d’amélioration des conditions de travail est-il défini ?
- Ressources financières :
- Existe-t-il des facteurs financiers ayant influencé cet événement ?
- L’établissement décline-t-il en interne des objectifs prévisionnels de dépenses et s’il y a lieu de recettes ?
3.7 Facteurs liés au contexte institutionnel
- Politique de santé publique nationale :
- L’établissement fait-il l’objet actuellement de mesures de la part d’un organe de l’État ?
- Existe-t-il des contraintes réglementaires en vigueur pour cet établissement ayant influencé le déroulement de l’événement ?
- Politique de santé publique régionale :
- L’établissement a-t-il mis en place des partenariats en cohérence avec les pathologies qu’il prend en charge ?
- L’établissement est-il organisé en relation avec d’autres établissements pour le type de prise en charge concerné par l’événement ?
- Dans l’affirmative, le personnel connaît-il les modalités de cette organisation ?
- Systèmes de signalement :
- L’événement s’est-il déjà produit dans l’établissement ?
- Le personnel déclare-t-il les événements qu’il rencontre ?
- Comment est organisé l’établissement pour recueillir et analyser les événements indésirables ?